Regulamin świadczenia usług

(Skanowanie, Digitalizacja i Opracowanie Treści)

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną oraz stacjonarną (w zakresie obróbki materiałów fizycznych) przez firmę LUCID MIND Renata Trzcińska, wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, posiadającą NIP: 6981191467, REGON: 543413925 z siedzibą pod adresem: ul. Nacławska 11c/3 64-000 Kościan (dalej: „Usługodawca”).
2. Kontakt z Usługodawcą możliwy jest za pośrednictwem:
   • Poczty elektronicznej: digit@lucidmind.pl
   • Telefonu: +48 727 146 003 (czynny w dni robocze w godzinach 9:00-18:00).
3. Niniejszy dokument stanowi regulamin w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
4. Usługi, w części dotyczącej przesyłania danych i komunikacji, świadczone są zdalnie (online).

§ 2. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Klient - podmiot składający Zamówienie lub Zapytanie; może to być osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej.
2. Konsument - Klient będący osobą fizyczną, dokonujący z Usługodawcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub zawodową (zgodnie z art. 22¹ Kodeksu cywilnego).
3. Przedsiębiorca na prawach konsumenta - osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego (wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego w CEIDG).
4. Usługa - usługa cyfrowa i reprograficzna świadczona przez Usługodawcę, polegająca w szczególności na: skanowaniu i digitalizacji materiałów powierzonych (książek, dokumentów), konwersji formatów (OCR) oraz merytorycznym opracowywaniu treści (tworzenie podsumowań, map myśli).
5. Formularz - formularz interaktywny dostępny na stronie internetowej Usługodawcy służący do złożenia wstępnego Zapytania.
6. Wycena Szacunkowa - niewiążąca, wstępna kalkulacja kosztów Usługi przygotowana na podstawie danych zadeklarowanych przez Klienta w Formularzu.
7. Wycena Końcowa - wiążąca oferta określająca ostateczne wynagrodzenie, termin realizacji oraz zakres prac, sporządzona przez Usługodawcę po fizycznym otrzymaniu materiałów i ich weryfikacji technicznej.
8. Próbka (Wycinek) - fragment wykonanej Usługi (np. plik z kilkoma stronami skanu, fragment mapy myśli) przesyłany Klientowi drogą elektroniczną w celu weryfikacji jakości wykonania przed dokonaniem płatności końcowej.

§ 3. Wymagania techniczne

Do współpracy z Usługodawcą i korzystania z Usług niezbędne są po stronie Klienta:

1. Urządzenie końcowe z dostępem do sieci Internet.
2. Aktywny adres poczty elektronicznej (e-mail) do korespondencji.
3. Oprogramowanie umożliwiające przeglądanie plików w formatach PDF, DOCX, JPG (np. Adobe Acrobat Reader, przeglądarka internetowa).

§ 4. Procedura zawarcia umowy i weryfikacja zlecenia

Proces zawarcia umowy i realizacji podzielony jest na etapy, co ma na celu zapewnienie rzetelnej wyceny i bezpieczeństwa obu stron:

1. Zapytanie i Wycena Szacunkowa: Klient wypełnia Formularz. Na jego podstawie Usługodawca przesyła mailem Wycenę Szacunkową.
2. Przesłanie materiałów: Akceptacja Wyceny Szacunkowej przez Klienta stanowi podstawę do przesłania przez niego materiałów fizycznych (np. książek) na adres wskazany przez Usługodawcę Koszt dostarczenia materiałów do Usługodawcy ponosi Klient.
3. Audyt i Wycena Końcowa: Po otrzymaniu przesyłki Usługodawca weryfikuje stan techniczny materiałów (np. czytelność, kruchość papieru, stopień trudności skanowania). Na tej podstawie przesyła Klientowi ostateczną Wycenę Końcową.
4. Zawarcie Umowy: Klient akceptuje Wycenę Końcową w wiadomości zwrotnej e-mail. Z chwilą otrzymania przez Usługodawcę tej akceptacji dochodzi do zawarcia wiążącej Umowy o świadczenie usług.
5. Zmiana zakresu: Usługodawca zastrzega sobie prawo do aktualizacji Wyceny Końcowej w toku prac wyłącznie w przypadku ujawnienia ukrytych wad materiałów, których nie można było stwierdzić podczas wstępnego audytu. W takim przypadku Klient ma prawo do rezygnacji z Usługi, pokrywając jedynie koszty dotychczas wykonanych prac oraz przesyłki zwrotnej.

§ 5. Realizacja Usługi, Płatność i Akceptacja Jakości

1. Usługodawca przystępuje do realizacji pełnego zakresu prac po zawarciu Umowy.
2. Po zakończeniu prac, Usługodawca przesyła Klientowi na adres e-mail Próbkę (Wycinek) zrealizowanego zlecenia wraz z danymi do przelewu.
3. Funkcja Próbki: Przesłana Próbka stanowi reprezentatywny wzór jakości całego Zlecenia. Klient ma możliwość weryfikacji czytelności, kadrowania i formatu.
4. Płatność jako akceptacja: Dokonanie płatności przez Klienta jest równoznaczne z oświadczeniem, że zapoznał się on z Próbką, akceptuje jakość wykonanej Usługi i nie wnosi do niej zastrzeżeń jakościowych.
5. Wydanie Dzieła: Pełna wersja plików cyfrowych (kompletne opracowanie) zostaje udostępniona Klientowi drogą elektroniczną (np. link do chmury lub załącznik) niezwłocznie po zaksięgowaniu pełnej wpłaty na rachunku bankowym Usługodawcy.
6. Usługodawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT. Ceny podane w Wycenie są cenami brutto.

§ 6. Zwrot materiałów i Zabezpieczenie roszczeń (Prawo zatrzymania)

1. Materiały fizyczne (książki, dokumenty) są odsyłane Klientowi przesyłką kurierską lub do paczkomatu po zakończeniu zlecenia.
2. Koszt przesyłki zwrotnej pokrywa Klient. Koszt ten jest doliczany do Wyceny Końcowej.
3. Prawo zatrzymania (Ius Retentionis): W celu zabezpieczenia roszczeń o zapłatę wynagrodzenia za wykonaną Usługę oraz zwrotu kosztów poniesionych przez Usługodawcę (w tym kosztów przesyłki), Usługodawcy przysługuje ustawowe prawo zatrzymania powierzonych materiałów fizycznych do momentu uregulowania przez Klienta wszystkich należności.
   • * Podstawa prawna: Art. 461 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny.
4. Opłata magazynowa: W przypadku braku płatności w terminie 7 dni od dnia przesłania Próbki i wezwania do zapłaty, Usługodawca ma prawo naliczać opłaty za bezumowne przechowywanie materiałów w wysokości 10 PLN za każdą rozpoczętą dobę przechowania.

§ 7. Prawa własności intelektualnej

1. Materiały powierzone (Skanowanie):
   • Klient oświadcza, że posiada tytuł prawny do materiałów przesyłanych Usługodawcy.
   • Usługodawca wykonuje kopię cyfrową (reprografię) wyłącznie na zlecenie Klienta, działając w granicach dozwolonego użytku osobistego. Usługodawca nie nabywa, ani nie rości sobie praw do skanowanych utworów.
   • Podstawa prawna: Art. 23 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
   • Klient przyjmuje do wiadomości, że dalsze publiczne udostępnianie lub odsprzedaż otrzymanych skanów może naruszać prawa autorskie osób trzecich, za co Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności.
2. Utwory wytworzone przez Usługodawcę (Opracowania):
   • W odniesieniu do utworów stworzonych przez Usługodawcę (streszczenia, mapy myśli, infografiki), z chwilą zapłaty pełnego wynagrodzenia Usługodawca przenosi na Klienta autorskie prawa majątkowe do tych utworów.
   • Przeniesienie praw jest nieograniczone czasowo i terytorialnie oraz obejmuje pola eksploatacji: utrwalanie, zwielokrotnianie techniką cyfrową, zapis w pamięci komputera oraz wykorzystanie we własnej działalności (edukacyjnej, zawodowej) Klienta.

§ 8. Prawo odstąpienia od umowy

1. Zasadą jest, że Konsumentowi oraz Przedsiębiorcy na prawach konsumenta przysługuje prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni. Jednakże prawo to ulega wyłączeniu w określonych przypadkach.
2. Wyłączenie prawa odstąpienia: Zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, prawo odstąpienia od umowy nie przysługuje w odniesieniu do umów:
   • o świadczenie usług, jeżeli przedsiębiorca wykonał w pełni usługę za wyraźną zgodą konsumenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po jego spełnieniu utraci prawo odstąpienia od umowy;
   • o dostarczanie treści cyfrowych, które nie są zapisane na nośniku materialnym, jeżeli spełnianie świadczenia rozpoczęło się za wyraźną zgodą konsumenta przed upływem terminu do odstąpienia od umowy.
3. Klient, akceptując Wycenę Końcową i zlecając realizację prac, wyraża zgodę na wykonanie usługi i dostarczenie treści cyfrowych przed upływem terminu na odstąpienie. Klient przyjmuje do wiadomości, że z chwilą wykonania Usługi (potwierdzonego przesłaniem Próbki) lub udostępnienia pliku cyfrowego, traci prawo do odstąpienia od umowy.

§ 9. Reklamacje

1. Usługodawca ma obowiązek dostarczyć Usługę wolną od wad.
2. Zakres reklamacji:
   • Reklamacje dotyczące estetyki i cech widocznych na etapie weryfikacji Próbki nie będą uwzględniane po dokonaniu płatności i pobraniu pełnego pliku (zasada domniemania akceptacji jakości).
   • Reklamacji podlegają wady techniczne niewidoczne w Próbce (np. uszkodzony plik końcowy, brakujące strony w pełnym opracowaniu, niezgodność treści mapy myśli z materiałem źródłowym).
3. Zgłoszenia reklamacyjne należy przesyłać na adres e-mail: digit@lucidmind.pl
4. Usługodawca ustosunkuje się do reklamacji w terminie 14 dni od jej otrzymania.
5. Odpowiedzialność Usługodawcy względem Klientów niebędących Konsumentami ani Przedsiębiorcami na prawach konsumenta (B2B) ograniczona jest do kwoty wynagrodzenia zapłaconego za dane Zlecenie.

§ 10. Ochrona Danych Osobowych (RODO)

1. Administratorem danych osobowych Klienta jest Usługodawca.
2. Dane przetwarzane są w celu realizacji umowy, wykonania obowiązków prawnych (fakturowanie) oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń.
3. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych zawarte są w Polityce Prywatności dostępnej pod adresem: www.lucidmind.pl

§ 11. Postanowienia końcowe

1. Umowy zawierane są w języku polskim.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego, w szczególności:
   • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny;
   • Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta;
   • Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie. Do zamówień złożonych przed datą wejścia w życie zmian stosuje się zapisy obowiązujące w dniu akceptacji Wyceny Końcowej.